eBayで在庫切れになったときのキャンセル方法を解説！ネガティブ評価を受けない例文も公開

eBayで無在庫輸出していると、商品が売れたのに仕入れ先が売り切れにより、仕入れられない事態に出くわすことがあります。

在庫切れになってしまったときに対処法を間違えると、ネガティブな評価をつけられてしまう恐れがあります。

また、不適切な対応を繰り返すと、アカウントが標準以下という意味の「Below standard」になってしまうリスクがあるので要注意です。

今回は現役輸出プレイヤーであるゆうきが、eBayで在庫切れになってしまったときの対処法について、徹底的に解説していきます。

この記事を読むことで、下記のメリットを得られます。

メリット一覧

eBayで無在庫輸出する場合、在庫切れは誰しもが経験することなので、対処法が分からない方は必見です。

ネガティブ評価を受けない例文も公開するので、ぜひ参考にしてみてください。

なお、当ブログでは語りきれないeBay輸出で稼ぐコツを、ゆうきのメルマガにて詳しく解説しています。

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eBayでの在庫切れの意味を解説

無在庫輸出では下記のような状態になると、在庫切れとして処理することになります。

無在庫輸出するときは、商品が売れてから仕入れをするのが原則です。

バイヤーが購入してくれたにもかかわらず、仕入れ先に商品がなければ販売できません。

また、値付けのミスや仕入れ先の価格高騰により、商品を手に入れると赤字になってしまうパターンもあります。

利益を得るためにeBayで無在庫輸出をしているのに、赤字になってしまったら悲しいですよね。

実際に赤字になることが確定してしまったら、仕入れずに在庫切れとして対処します。

在庫切れになってしまったものは仕方ないので、ネガティブ評価がつかないように、正しい方法で対処しましょう。

eBayで在庫切れになったときのキャンセルの流れ

eBayで在庫切れになったときは、正しく対処できれば問題ありません。ここでは、正しい対処方法を3つ紹介します。

それでは、順番に解説していきます。

1. 複数のサイトで同一商品を探す

まずは、さまざまなサイトで同じ商品を仕入れられるか確認しましょう。

想定していたサイトとは違うところから仕入れることになってしまっても、利益を得られれば目的は達成できます。

自分のためだけでなくバイヤーに満足してもらうためにも、根気強く商品を探すようにしてください。

各サイトを訪れて商品を探すのが面倒な場合は「探している商品名 + 販売」でGoogle検索をしてみてください。

下記の画像のように「探している商品名+販売」で検索すれば、商品が売られているサイトの一覧が表示されるので、探しやすくなります。

もしヒットしなければ、商品キーワードを増やしたり、各販売サイトを訪れたりして探してみましょう。

2. 同一商品がない場合は、類似品を提案する

複数の販売サイトで商品を探したのに見つからない場合は、類似品を代わりに提案してみてください。

類似品とは、下記のようなものです。

特に多く見つかるのは、状態違いの商品です。

新品を販売していて在庫切れになってしまったら、中古品でもいいので類似品を探すようにしてください。

中古品が見つかったら、バイヤーと交渉して値引きをするなどして、商品を買ってもらえるようにしましょう。

バイヤーに類似品を提案して承諾してもらえれば、在庫切れを解消できるだけでなく、利益を増やせる可能性もあります。

3. 提案が拒否された場合は、バイヤー都合でキャンセルをする

複数のサイトで商品やその類似品を探したのに、見つけられない場合もあるでしょう。

販売できそうな商品がどうしても見つからない場合は、バイヤー都合でキャンセルするのが鉄則です。

具体的な手順は、下記の通りです。

ここでは、バイヤー都合でキャンセルする方法を画像付きで説明していくので、ぜひ参考にしてみてください。

まずは、メニューバーの「Orders」を選択します。

そうすると、下記のようなプルダウンメニューが表示されるので「Cancel order」をクリックしましょう。

「Cancel order」を選択すると、下記の3つからキャンセル理由を選べるようになります。

上の画像のキャンセル理由の和訳は、以下の通りです。

このように、3つのキャンセル理由から選べるようになっていますが、2あるいは3の「バイヤー都合によるキャンセル」を選択しましょう。

基本的には、2の「購入者が注文をキャンセルしたい」を選び、Submitで取引をキャンセルすれば大丈夫です。

在庫切れの際は、できるだけバイヤーに対して誠意をもって対応しましょう。

万が一ネガティブ評価をもらってしまったときの対応については、下記の記事をご覧ください。

在庫切れの際、バイヤー都合でキャンセルする理由

 

在庫切れの際、バイヤー都合でキャンセルしないとネガティブ評価を受ける可能性が高いです。

ネガティブ評価は、eBayでの販売では重要な要素なので注意が必要です。

キャンセルを繰り返すと、アカウントが「Below Standard」に降格する危険性があります。

Below Standardになると「質が低いeBayアカウント」と認識され、検索順位が下がったり、出品数が制限されたりします。

販売パフォーマンスが下がり、売上への影響が大きいです。

Below Standardのデメリットは他にもあり、翌月のすべての取引に対して落札手数料が6%引き上げられます。

たとえば通常の落札手数料が5%の商品の場合、合計で11%の手数料がかかります。

評価を下げないために、可能な限りバイヤー都合でキャンセルして、アカウントの評価を守るようにしましょう。

アカウント評価については「【解除方法あり】eBayでアカウント停止してしまう11の原因と防ぐ方法を徹底解説！」の記事を参考にしてください。

eBayの在庫切れで役立つ！キャンセル連絡する方法【例文付き】

バイヤー都合で取引をキャンセルする場合は、キャンセル文を送って処理しましょう。

在庫切れの際のキャンセル連絡方法は、以下のとおりです。

今回は僕が実際に使用している例文を下記に添えておきますので、ぜひご活用ください。

「在庫切れ時のキャンセル文」

＜英文＞
Hello.
Thank you for ordering the item at my shop.
I am afraid that a big defect was found during the inspection.
（商品ごとの説明パターンを記入）
I am really sorry.
I sincerely apologize to you.
We can’t sell this item that has defect to you.
In the entire department and the whole organization we will continue to thoroughly improve the product management.
I will apologize to you.
I will cancel the transaction and you’ll get full refund soon.
Let me know when you want to purchase something!
And I will try to find the same item as you bought this time.as soon as I will find it I will let you know!

Thank you for your understanding.

Please forgive me. I am really sorry about that.
Next time you will purchase something at my shop I will give you special discount just for you.
I am grateful to you.

＜日本語訳＞

こんにちは。今日私のショップから注文をしてくれて本当にありがとうございました。
本当に申し訳ないのですが、こちらの商品の検品時に商品に重大な問題が見つかりました。
（商品ごとの説明パターンを記入）
本当にすみません、心から謝罪します。本当にすみません。
私たちとしてもこの様な状態の物をあなたに販売するわけにはいきません。
担当部署と組織全体で商品管理を徹底的に改善していきます。
誠に申し訳ありません。

この取引のキャンセルをさせてください。
キャンセル手続きをしますので、あなたにはすぐに全額が返金されます。
どうか今回の取引をお許しください。代りに次回取引時にあなたには特別な割引で商品を販売することを約束します。
購入時にはぜひ私にご連絡してください。

それからこの商品と同じ商品を今後も探し続けますので、見つけ次第すぐにご連絡します。
あなたに感謝しています。

上記のような文章を送ってからバイヤー都合でキャンセルすれば、ネガティブ評価をもらうことはほぼ無いです。

実感としては、30取引に対して1件ネガティブ評価がつく程度です。

また、アカウントの評価も「100%Positive Feedback」を維持しています。

2024年10月現在はeBayの規則が厳しくなっているため、バイヤーからキャンセル承諾の連絡をもらってからキャンセル処理をしてください。

キャンセル文を送信してもバイヤーから返信がない場合には、「〇〇日までに返信がなければキャンセルを承諾したものとして処理します。」の様なメッセージを送ってから処理をするのが大切です。

セラー側の一方的なキャンセルはeBayからのペナルティを貰う可能性も0ではないので、ストアを経営しているセラーとしての意識を持って真摯に対応をしましょう。

在庫切れでもネガティブ評価を受けないための3つの方法

eBayで在庫切れになったとしても、正しく対処すればネガティブ評価を受けるのを防げます。

具体的には、下記の3つの方法を実践します。

それでは、順番に見ていきましょう。

1. ひたすら謝る

在庫切れになってしまった場合は、ひたすら謝るのがおすすめです。

誠意を持って代わりとなる商品を探していたとしても、商品が売れてからバイヤーに連絡できなければ不信感を与えてしまいます。

また在庫切れになった場合、バイヤーの貴重な時間をいただくことになるので、しっかり謝りましょう。

謝り方については、先ほど紹介したキャンセル文のような内容をバイヤーに送信すれば問題ありません。

具体的な表現は、下記の通りです。

＜英文＞
I am really sorry.
I sincerely apologize to you.
We can’t sell this item that has defect to you.
In the entire department and the whole organization we will continue to thoroughly improve the product management.
I will apologize to you.

＜日本語訳＞

本当にすみません、心から謝罪します。本当にすみません。
私たちとしてもこの様な状態の物をあなたに販売するわけにはいきません。
担当部署と組織全体で商品管理を徹底的に改善していきます。
誠に申し訳ありません。

上記のように、しつこいくらいに謝るのがポイントです。

2. 商品を探す姿勢を見せる

在庫切れになったときは、商品を探す姿勢を見せるのが効果的です。

実際に同一商品が見つからなかったとしても、探す姿勢を見せれば誠意が伝わります。

ネガティブ評価をつけられるリスクを下げられるので、必ず探す気持ちがあることを伝えてください。

その上で同一商品や類似品が見つかったら、利益を得られるだけでなく、バイヤーからの信頼を得られます。

時間はかかるものの無料でできる対処法なので、ぜひ実践してみましょう。

3. 値引きの約束をする

キャンセルを承諾してもらう代わりに、値引きの約束をしたり、クーポンを発行したりするのもおすすめです。

在庫切れになるとバイヤーの時間を奪ってしまうことになるだけでなく、商品を提供できなくなってしまいます。

迷惑をかけてしまった上、バイヤー都合のキャンセルに承諾してもらわないといけないので、謝罪やお礼の意味を込めて次回の取引で値引きしましょう。

値引きする旨をキャンセル文に加えておくことで、バイヤーに迷惑をかけたことを反省する気持ちを表現できます。

値引き対応やクーポン発行をすると、目先の利益は減ってしまいます。

しかし、ネガティブ評価はあらゆるバイヤーとの取引に影響してしまうので、値引きで事態が落ち着くなら安い出費と言えるでしょう。

クーポン発行については以下の記事で詳しく解説しているので、気になる方はぜひご覧ください。

在庫切れ回避！eBayで商品を管理する4つの方法

対処法を知っておくのも重要ですが、在庫切れを回避できるに越したことはありません。ここでは、eBayで商品を管理する方法を4つ紹介します。

バイヤーとのトラブルを未然に防ぐのに役立つので、ぜひ参考にしてみてください。

1. Pastyを使う

eBayの在庫管理をするならPastyというツールを使うのがおすすめです。

Pastyなら、どのサイトから仕入れる場合でも在庫確認ができます。

大量の商品を出品していても効率良く在庫確認ができるので、活用してみましょう。

Pastyについて詳しくは、下記の記事をご覧ください。

2. ベストオファーを活用する

無料ツール「ベストオファー」もまた、在庫管理におすすめです。

活用方法も簡単で、オファーの通知がきたときに在庫を確認して商品があれば販売、無ければ取引を拒否して出品を取り下げるだけです。

このように商品が売れる前に価格交渉をしてもらえば、在庫管理の時間が取れます。

さらに、売れてから在庫切れに気づいたときに必要な、バイヤーへの連絡やキャンセル処理といった手間も省けます。

在庫管理ツールとしてベストオファーを使う方法は、下記の記事を参考にしてみてください。

3.HARUを使う

「HARU」は、商品価格や在庫情報の変化を自動チェックできる在庫管理ツールです。

ツールを活用すると、各サイトを確認する手間が省け、時間と労力を大幅に減らせます。

自動チェックは1日4回、6時間おきに行われるため、商品価格や在庫の最新情報を把握できます。

価格や在庫情報に変化があった場合は、商品リストのセル色が変わり知らせてくれるので便利です。

自動チェック後は、登録したアドレスにメールが送信されるので、変更が即座に把握できます。

巡回できる対象サイトは以下のとおりです。

事業者にとって重要な販売サイトを網羅しているので、在庫管理にとっておきのツールです。

Amazonについては大口出品者契約が必要であり、別途費用がかかるので利用する際は確認してください。

HARUについては気になる方は「eBay無在庫販売は稼げる！メリットやおすすめの在庫管理ツール・トラブル対策まで解説」が参考になるので、チェックしてみてください。

4.EXPOを使う

「EXPO」は、eBay向けの自動在庫管理ツールです。

ツールを使用すればセラーの効率性と収益性を大幅に向上させられます。

使用すると以下のメリットがあります。

「EXPO」は、カスタマイズ性とサポート体制が優れているのが特徴です。

在庫管理を手軽で安心に運用したい方に、おすすめのツールです。

eBayで在庫切れになったときは正しく対処しよう

eBayで在庫切れになったときは、正しく対処すれば問題ありません。

具体的な対処法は、下記の3つです。

eBay輸出では、在庫切れ対応に時間をかけるよりも、出品数を伸ばす方が売上アップにつながります。

今回紹介した対処法やキャンセル文を参考に、在庫切れの対策をしておきましょう。